В "Радио", № 2, 1998 г. было рассказано о приставке "Электронный секретарь ". В предлагаемой статье пойдет речь о программе для этого устройства. Телефон с АОН "Гамма" и приставка "Эксперт" также могут работать совместно с компьютером под управлением программы "Электронный секретарь ".
Программно-аппаратный комплекс "Электронный секретарь", состоящий из телефона "Гамма" (или АОН-приставок), компьютера IBM PC и специальной программы, является представителем нового направления в технологии обработки информации, получившего название "компьютерной телефонии". Программа "Электронный секретарь" работает под управлением операционных систем Windows 95 и Windows NT фирмы Microsoft.
Какие же преимущества по сравнению с обычным телефоном с АОН получает владелец телефонного аппарата и компьютера, используя программу "Электронный секретарь"? Прежде всего, преимущество использования программы - это переход от "безраздельного царства" цифр, доступ к которому возможен лишь через узкое окошко жидкокристаллического дисплея - к существенно более понятному миру слов. Теперь, если вам позвонил абонент, внесенный в записную книжку или базу данных, доступную программе, вы увидите не только номер его телефона, но и имя, фамилию и даже адрес. Без сомнения, такая информация усваивается лучше, чем просто цифры номера телефона вашего абонента.
Программа ведет учет всех приходящих и исходящих телефонных звонков с информацией о времени, дате и длительности каждого разговора - Вы сможете просмотреть эти данные в форме списка, где все данные о звонке (в отличие от телефонов с АОН) видны одновременно. Кроме того, если запись об абоненте с данным телефонным номером имеется в доступных программе базах данных, то его имя также будет указано в списке. Базы данных компьютера по приходящим и исходящим звонкам при этом не имеют ограничений по размеру.
Для обработки сообщений не обязательно, чтобы компьютер постоянно находился в рабочем состоянии. Телефон сохранит сведения о поступавших звонках в своей памяти и после включения компьютера передаст их для занесения в базу данных программы.
Благодаря программе вы сможете хранить в компьютере свою телефонную книжку в полном объеме со всеми данными и заметками, касающимися вашего абонента. Можно открыть записную книжку программы на любой букве алфавита. Дополнительно программа предоставит вам возможность поиска данных в записной книжке по заданному шаблону. Найдя необходимого абонента, вы сможете запустить автоматический набор номера его телефона, и программа сделает это (естественно, без ошибок).
Пятьдесят выбранных вами телефонных номеров абонентов, для которых будет производиться отбор по "черному" и "белому" спискам, вы можете записать в память телефона. В зависимости от установленного режима отбор по спискам означает либо автоматический отбой абонентам, включенным в "черный" список, либо автоматический отбой всем абонентам, кроме включенных в "белый" список.
Кроме записной книжки, программа позволяет подключать базы данных по абонентам, имеющие практически неограниченный размер, например, полную телефонную книгу по городу. Это может быть чрезвычайно полезно при использовании в справочно-информационных, аварийных и диспетчерских службах. Практически мгновенное получение сведений об абоненте в этом случае позволит исключить ошибки при принятии решений. Дополнительно программа автоматически документирует информацию о каждом обращении в диспетчерскую службу. Благодаря этому появляется возможность статистического анализа обращений по различным критериям и получения отчетов о работе службы.
Программа поддерживает также такую несвойственную распространенным телефонам с АОН, но весьма полезную функцию, как автоматический дозвон по группе телефонных номеров. Эта функция облегчает дозвон на крупные фирмы, имеющие офисные АТС, присоединенные к нескольким телефонным линиям. Как правило, большая часть этих линий бывает занята, чтобы дозвониться, необходимо производить утомительный перебор всего списка телефонных номеров фирмы. Программа сделает это автоматически, без вашего участия.
Еще одним аргументом в пользу "Электронного секретаря" является то, что только с этой программой вы можете полностью использовать возможности, заложенные в телефонный аппарат "Гамма"'. При наличии связи с компьютером аппарат, благодаря применению в нем микроконтроллера со встроенными АЦП и ЦАП, обеспечивает цифровую запись и воспроизведение речевых сообщений. Такие возможности в настоящее время являются уникальными и не реализуются другими аппаратами с АОН. Так как оцифровка голосовых сообщений требует большого объема памяти, то реализация этих функций возможна только при совместной работе с компьютером. Введение же в телефонный аппарат памяти, достаточной для хранения речевых сообщений, привело бы к неоправданному возрастанию его цены. Следует отметить, что для записи и воспроизведения сообщений не обязательно наличие в составе компьютера звуковой платы и микрофона. Эти операции можно производить, воспользовавшись средствами телефонного аппарата.
Одним из применений описанных функций может быть автоматическое документирование всех телефонных разговоров. Документирование может быть чрезвычайно полезно при работе диспетчерских и аварийных служб, а также в некоторых других случаях.
С помощью программы вы можете превратить свой телефон в автоответчик, обладающий расширенными возможностями. Теперь можно запись разные сообщения для разных абонентов или групп абонентов. Выбор того или иного сообщения производится программой по номеру телефона звонящего абонента. Просмотрев список, вы выборочно воспроизводите принятые сообщения, прослушиваете все сообщения подряд в режиме быстрого ознакомления (начальные части сообщений заданной длительности), или полностью прослушиваете всю последовательность сообщений, как в обычном автоответчике.
Особенностью работы программы в режиме автоответчика является также удаленное управление его действием. Вы можете позвонить вашему "электронному секретарю" и, управляя им с помощью сигналов тонового набора, прослушать поступившие за время вашего отсутствия сообщения или записать новое сообщение на автоответчик.
В дополнение к привычным функциям автоответчика система "Электронный секретарь" обеспечивает функции автоинформатора и автооповестителя. Сфера применения таких возможностей простирается от автоматического оповещения сотрудников о предстоящем совещании и передачи клиентам сообщений о наступлении срока оплаты услуг до оповещения персонала промышленных предприятий, служб городского хозяйства о возникновении чрезвычайных ситуаций. Совмещение функций воспроизведения и записи речи обеспечивает возможность автоматизированного проведения социологических опросов по телефону. Функции автоинформатора найдут применение в справочных системах фирм, предоставляющих клиентам справочную информацию о компании или организации. Автоинформатор может функционировать круглосуточно и не требует присутствия обслуживающего персонала.
Дополнительные возможности предоставляет входящий в состав программы планировщик дел и телефонных звонков. Планировщик вовремя нaпомнит вам о необходимости позвонить определенному абоненту и т. д. На базе планировщика можно реализовать автоматическую рассылку речевых сообщений различным абонентам в заданное время.
Для обеспечения документирования работы системы "Электронный секретарь" предусмотрена возможность печати отчетов по результатам работы и содержанию баз данных (например, распечатка содержимого записной книжки, информации по приходящим и исходящим звонкам за день, неделю, месяц, протоколы работы в режиме автоинформатора и автооповестителя и т. д.).
Программа также снабжена электронным справочником по кодам междугородной и международной связи с возможностью поиска по названию населенного пункта или по его междугородному коду. Теперь вам не потребуется искать телефонный справочник, чтобы позвонить в другой город - он будет всегда у вас под рукой. Решение обратной задачи - определение названия населенного пункта по его коду в счете на междугородные телефонные переговоры - также не составит для вас большого труда.
Для того чтобы начать пользоваться программой, не нужно вызывать специалиста. Просто установите программу на ваш компьютер, руководствуясь прилагаемой к ней инструкцией, и соедините кабелем телефонный аппарат и последовательный порт компьютера.
Литература
Автор: И.Коршун, г.Зеленоград