В "Радіо", № 2, 1998 р. було розказано про приставці "Електронний секретар ". В пропонованій статті йтиметься про програму для цього пристрою. Телефон з АВН "Гамма" і приставка "Експерт" також можуть працювати спільно з комп'ютером під управлінням програми "Електронний секретар ".
Програмно-апаратний комплекс "Електронний секретар", що складається з телефону "Гамма" (або АВН-приставки), комп'ютера IBM PC і спеціальної програми, є представником нового напрямку в технології обробки інформації, що отримав назва "комп'ютерної телефонії". Програма "Електронний секретар" працює під управлінням операційних систем Windows 95 і Windows NT фірми Microsoft.
Які ж переваги у порівнянні зі звичайним телефоном з АВН отримує власник телефонного апарата і комп'ютера, використовуючи програму "Електронний секретар"? Насамперед, перевага використання програми - це перехід від "неподільного царства" цифр, доступ до якого можливий лише через вузьке віконце рідкокристалічного дисплея - до істотно більш зрозумілому світі слів. Тепер, якщо вам подзвонив абонент, внесений в записну книжку або базу даних, доступну програму, ви побачите не тільки номер його телефону, але і ім'я, прізвище і навіть адресу. Без сумніву, така інформація засвоюється краще, ніж просто цифри номери телефону вашого абонента.
Програма веде облік всіх прихожих і вихідних телефонних дзвінків з інформацією про час, дату і тривалість кожного дзвінка - Ви зможете переглянути ці дані у формі списку, де всі дані про дзвінок (на відміну від телефонів з АВН) видні одночасно. Крім того, якщо запис про абонента з цим телефонним номером є в доступних програмі базах даних, те його ім'я також буде зазначено в списку. Бази даних комп'ютера за приходять і вихідним дзвінкам при цьому не мають обмежень за розміром.
Для обробки повідомлень не обов'язково, щоб комп'ютер постійно перебував у робочому стані. Телефон збереже відомості про надходили дзвінки в своїй пам'яті і після включення комп'ютера передасть їх для занесення в базу даних програми.
Завдяки програмі ви зможете зберігати в комп'ютері свою телефонну книжку в повному обсязі з усіма даними і нотатками, що стосуються вашого абонента. Можна відкрити блокнот програми на будь букві алфавіту. Додатково програма надасть вам можливість пошуку даних в блокноті за заданому шаблону. Знайшовши необхідного абонента, ви зможете запустити автоматичний набір номера його телефону, і програма зробить це (звісно, без помилок).
П'ятдесят вибраних вами телефонних номерів абонентів, для яких буде проводитися відбір за "чорного" і "білого" списків, ви можете записати в пам'ять телефону. В залежності від встановленого режиму відбір за списками означає або автоматичний відбій абонентам, включеним у "чорний" список, або автоматичний відбій всім абонентам, крім включених в "білий" список.
Крім блокнота, програма дозволяє підключати бази даних абонентам, мають практично необмежений розмір, наприклад, повну телефонну книгу по місту. Це може бути надзвичайно корисно при використанні в довідково-інформаційних, аварійних та диспетчерських службах. Практично миттєве отримання відомостей про абонента в цьому випадку дозволить виключити помилки при прийнятті рішень. Додатково програма автоматично документує інформацію про кожному зверненні в диспетчерську службу. Завдяки цьому з'являється можливість статистичного аналізу звернень за різними критеріями і отримання звітів про роботу служби.
Програма підтримує таку невластиву поширеним телефонами з АВН, але дуже корисну функцію, як автоматичний дозвон по групі телефонних номерів. Ця функція полегшує дозвон на великі фірми, що мають офісні АТС, приєднані до кількох телефонних лініях. Як правило, велика частина цих ліній буває зайнята, щоб додзвонитися, необхідно виробляти виснажливий перебір всього списку телефонних номерів фірми. Програма зробить це автоматично, без вашої участі.
Ще одним аргументом на користь "Електронного секретаря" є те, що тільки з цією програмою ви можете повністю використовувати можливості, закладені в телефонний апарат "Гамма"'. При наявності зв'язку з комп'ютером апарат, завдяки застосування в ньому мікроконтролера з вбудованими АЦП і ЦАП, забезпечує цифровий запис і відтворення мовних повідомлень. Такі можливості в даний час є унікальними і не реалізуються іншими апаратами з АВН. Так як оцифровка голосових повідомлень вимагає великого об'єму пам'яті, то реалізація цих функцій можлива тільки при спільній роботі з комп'ютером. Введення ж в телефонний апарат пам'яті, достатньої для зберігання мовних повідомлень, призвело б до невиправданого зростання його ціни. Слід зазначити, що для запису та відтворення повідомлень не обов'язково наявність у складі комп'ютера звукової плати і мікрофона. Ці операції можна проводити, скориставшись засобами телефонного апарату.
Одним із застосувань описаних функцій може бути автоматичне документування всіх телефонних розмов. Документування може бути надзвичайно корисно при роботі диспетчерських та аварійних служб, а також в деяких інших випадках.
За допомогою програми ви можете перетворити свій телефон автовідповідач, що володіє розширеними можливостями. Тепер можна запис різні повідомлення для різних абонентів або груп абонентів. Вибір того чи іншого повідомлення проводиться програмою за номером телефону абонента. Переглянувши список, ви вибірково відтворюйте прийняті повідомлення, прослуховуєте всі повідомлення поспіль у режимі швидкого ознайомлення (початкові частини повідомлень заданої тривалість), або повністю прослуховуєте всю послідовність повідомлень, як у звичайному автовідповідачі.
Особливістю роботи програми в режимі автовідповідача є також віддалене управління його дією. Ви можете подзвонити вашому "електронного секретаря" і, керуючи їм за допомогою сигналів тонового набору, прослухати надійшли за час вашої відсутності повідомлення або записати нове повідомлення на автовідповідач.
На додаток до звичних функцій автовідповідача система "Електронний секретар" забезпечує функції автоінформатора і автооповестителя. Сфера застосування таких можливостей простягається від автоматичного оповіщення співробітників про майбутній нараді і передачі клієнтам повідомлення про настання терміну оплати послуг до оповіщення персоналу промислових підприємств, служб міської господарства про виникнення надзвичайних ситуацій. Суміщення функцій відтворення і запису мови забезпечує можливість автоматизованого проведення соціологічних опитувань по телефону. Функції автоінформатора знайдуть застосування в довідкових системах фірм, що надають клієнтам довідкову інформацію про компанії або організації. Автоінформатор може функціонувати цілодобово і не вимагає присутності обслуговуючого персоналу.
Додаткові можливості надає входить до складу програми планувальник справ і телефонних дзвінків. Планувальник вчасно нагадає вам про необхідність зателефонувати певному абоненту і т. д. На базі планувальника можна реалізувати автоматичну розсилку мовних повідомлень різним абонентам в заданий час.
Для забезпечення документування роботи системи "Електронний секретар" передбачена можливість друку звітів за результатами роботи та утримання баз даних (наприклад, роздруківка вмісту записної книжки, інформації по приходять і вихідних дзвінків за день, тиждень, місяць, протоколи роботи в режимі автоінформатора і автооповестителя тощо).
Також програма забезпечена електронним довідником за кодами міжміського та міжнародної зв'язку з можливістю пошуку за назвою населеного пункту або за його міжміському кодом. Тепер вам не потрібно шукати телефонний довідник, щоб зателефонувати в інше місто - він буде завжди у вас під рукою. Рішення зворотної задачі - визначення назви населеного пункту за його кодом рахунку на міжміські телефонні переговори - також не складе для вас великих труднощів.
Для того щоб почати користуватися програмою, не потрібно викликати фахівця. Просто встановіть програму на ваш комп'ютер, керуючись додається до неї інструкцією, і з'єднайте кабель телефонний апарат і послідовний порт комп'ютера.
Література
Автор: І. Шуліка, Зеленоград р.